Het bijhouden van je mailbox kan een flinke klus zijn! Je dag barst van de agendapunten en dan moet er ook nog tijd vrij gemaakt worden voor het checken van je mailbox. En ja … alleen maar even kijken of er iets binnen is, heeft natuurlijk geen nut, alle binnen gekomen mails moeten ook beantwoord worden. Ik zelf sta elke ochtend op om minimaal zo’n 5 nieuw binnengekomen mailtjes in mijn werk-mailbox te vinden en dat wordt overdag natuurlijk alleen maar meer. Sommige mailtjes kan ik direct beantwoorden, andere vragen een bepaald actiepunt van mij wat op de planning van de week kan. En dat iedere dag……
Vakantie
En met iedere dag bedoel ik dus ook echt iedere dag, ook wanneer je op vakantie bent. Op vakantie kun je natuurlijk nog steeds wel je mail checken, dat is een keuze die je maakt. Ik persoonlijk vind het dan geen vakantie meer. Je kunt ook je mail lekker laten voor wat het is en een automatisch antwoord instellen met daarin beschreven wat je afwezigheidsperiode is en je daarna weer van je laat horen.
Er is ook een optie waar ik als VA bij kom kijken. Je kunt voor je afwezigheidsperiode ook een VA je mailbox laten beheren. Ik houd je mail dagelijks bij en sorteer deze vast voor, in de mate van urgentie. Vraagt een van de mails om directe actie, zal ik contact met je opnemen. Indien we hebben afgesproken dat ik kleine vragen ook mag beantwoorden, neem ik dit uiteraard ook van je over. Op deze manier kun je onbezorgd op vakantie.
Een taak minder
Als dit kan als je op vakantie bent, kan dit natuurlijk ook tijdens je normale werkweek. E-mail management is belangrijk voor het prioriteren van je mailbox. Het betekent behoud van controle over je mailbox en de directe behandeling van belangrijke berichten. Hierin maken we samen een plan geheel op maat.
- Hoe vaak en op welke dagen wordt de mailbox gecheckt?
- Welke categorieën gaan we de mails in sorteren?
- Op welke mails mag ik voor je antwoorden?
- Welke actie onderneem ik bij mails met urgentie?
Deze manier van het uitbesteden van de mailbox kan een last van je schouders weg nemen. Het biedt rust en overzicht en daarbij scheelt het je een hoop tijd. Een taak minder dus.
Het voordeel van je mailbox uitbesteden aan een virtuele assistent in plaats van een ICT-bedrijf is dat je op de rustige momenten ook kunt afspreken om een pauze in te lassen en het weer op te pakken wanneer nodig.
Liever zelf?
Houd je je mail toch liever zelf in beheer? Dat begrijp ik helemaal, we kunnen samen brainstormen hoe we deze taak beter behapbaar kunnen maken. Dit is natuurlijk altijd een persoonlijk advies. Hieronder heb ik wel vast wat algemene tips voor jullie.
- Bepaal vaste tijden waarop je de tijd neemt om je mailbox te checken en deze direct te beantwoorden.
- Lees een mailtje maar één keer en dan meteen ook goed. Vraagt de mail om actie? Plan deze in zodat je daarna de mail ook niet meer nodig hebt
- Bewaar het overzicht door je zakelijke en privémail gescheiden te houden
- Maak verschillende mappen aan om je mails in te kunnen sorteren
- Sluit bellen niet uit, vaak is bellen sneller dan heen en weer mailen.
- Gooi e-mails weg die je niet meer nodig hebt
- Schrijf je mail nu en plan hem in met de later versturen knop
- Streef iedere dag naar 0 ongelezen berichten aan het einde van je werkdag. Dit is natuurlijk niet iedere dag haalbaar, maar probeer dit zoveel mogelijk te behalen.
- Houd je e-mails kort maar krachtig
- Stel je e-mails op in omgekeerde volgorde om te voorkomen dat je de bijlage vergeet of per ongeluk een onvolledige of onbedoelde tekst verstuurt. Werk van onder naar boven.
- Hanteer een reactietermijn van 24 uur om te voorkomen dat afzenders onzeker worden over de ontvangst van hun mail. Soms heb je nog wat voorwerk nodig voordat je een definitief antwoord kunt geven, laat de afzender weten dat je de mail goed hebt ontvangen en ermee aan de slag gaat.
- Houd je handtekening kort en netjes. Vermijd lange afsluitingen met inspirerende citaten en afbeeldingen
- Vermijd ‘Reply to all’
