De functieomschrijving voor een administratief medewerker is bij ieder bedrijf weer anders. Niet alleen vanwege de verschillende branches waarin deze medewerkers nodig zijn, maar het is echt bedrijfsafhankelijk wat er omtrent administratie nodig is. In de titel staat niet voor niets ook contact. In deze blog neem ik namelijk ook het onderwerp klantenservice mee.
Algemene omschrijving
De taken van binnen de administratieve branche zijn erg uiteenlopend. Toch zijn de onderstaande taken vaak wel de basis die je bijna altijd terug ziet komen in de functieomschrijving.
- Werken in een ERP-software
- Tekstverwerking
- Spreadsheets
- Documenten opmaken en versturen
- Post (inkomende post verdeling, uitgaande post verwerken)
- Plannen van meetings en vergaderruimte (reiniging, opmaak, … )
- Administratieve opvolging van facturatie, dossiers, documenten, vergaderingen, …
- Receptie
- Telefonie (inkomende gesprekken en dossieropvolging via uitgaande telefoongesprekken)
Bovenstaande taken kan ik als Virtueel assistent ook allemaal voor je oppakken. Op administratief gebied komt dit stukje van het VA-schap namelijk erg overeen met een personal assistant. Enkel wordt een kop koffie of lunch voor je halen een uitdaging, al moeten we de kracht van thuisbezorgd niet onderschatten. 😉
Klantenservice
Wanneer jij in een overleg zit of je bent druk bezig met klanten, of het uitoefenen van je beroep heb je niet de tijd om de telefoon op te nemen. Om er toch voor te zorgen dat je gedurende je werkuren telefonisch bereikbaar blijft, kun je de klantenservice uitbesteden aan een VA. Jij houdt alle controle over hoe ik de telefoon voor jou mag afhandelen. Je kunt al jouw instructies en wensen aan mij doorgeven. Aan de hand van deze instructies kan ik vaak alle standaardvragen van de bellers beantwoorden. Kan ik de beller zelf niet verder helpen? Dan kan ik een terugbelverzoek aanmaken.
Tegenwoordig gaat klantenservice natuurlijk veel verder dan enkel de telefoon. Ik neem ook mailboxen over voor bedrijven, hier kun je alles over lezen in mijn blog over mailbox overname. In de snelle wereld van nu kun je social media natuurlijk ook niet onderschatten. Via de chatfunctie van verschillende socialmedia kanalen komen natuurlijk ook de nodige berichten binnen, ik pak het allemaal voor je op.
Afweging
Voordelen Intern
- Excellente product kennis. Interne teams zijn altijd goed op de hoogte van de ontwikkeling van een product, daarom zullen deze medewerkers beter de nuance verschillen kunnen verduidelijken.
- Snellere feedback. Doordat alle medewerkers dicht bij elkaar werken kunnen de klantenservice medewerkers makkelijker en sneller vragen stellen aan andere afdelingen binnen het bedrijf. Hierdoor heeft de klant sneller antwoord en scheelt het een eventuele terugbelafspraak.
- Betere controle over de communicatie tussen de klant en je klantenservice.
Nadelen Intern
- De prijs. Een intern team kan erg prijzig zijn, denk hierbij aan het huren van een ruimte om deze persoon/personen kwijt te kunnen, de apparaten om dit mogelijk te maken en het uitbetalen van een vast aantal uren, ongeacht hoe druk het is op de klantenservice.
Het interne klantenondersteuningsteam is ook een geweldig idee wanneer u een ongebruikelijk product lanceert dat mogelijk extra aandacht vereist.
Voordelen van het uitbesteden van klantenservice
- Het is kostenbesparend. zie bovenstaande.
- Je hoeft geen sollicitatieprocedure of inwerkperiode door. Het scheelt dus een hoop tijd en is meteen effectief
- Om deze zelfde reden is het dus ook makkelijk om een vervanger te regelen wanneer nodig.
Nadelen van het uitbesteden van klantenservice
- De communicatie verloopt langzamer, er zit nu eenmaal iemand tussen je bedrijf en je klant in.
- Uit veiligheidsoverwegingen is het belangrijk om te kijken of het bedrijf met wie je in zee wilt zijn Internet Security op de rit heeft.
